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Bereit sein für die Content-Welle: 6 Tipps für effektives Content Management

25.05.2021 - Content Marketing stellt Marketingabteilungen in der Multi-Channel- und Multi-Device-Ära vor große Herausforderungen - vor allem in global agierenden Unternehmen. 6 Handlungsempfehlungen für ein effektiveres Content-Management:

von Frauke Schobelt

Informieren, beraten, unterhalten - und letztlich vor allem die Conversion optimieren, das alles sollen und müssen von Unternehmen produzierte Kommunikationsinhalte leisten. Content Marketing stellt dabei die Marketingabteilungen vor viele Herausforderungen: Sie müssen jeden einzelnen Interessenten zum richtigen Zeitpunkt mit den dann relevanten Informationen erreichen - und das über mehrere Kanäle und Devices hinweg. Die Hyperpersonalisierung gilt dabei als Ideal der Customer Centricity - was vor allem global agierende Unternehmen vor große Aufgaben stellt.

 (Grafik: Content Marketing Forum / Scion)

Für globale Marketer ist es oft eine nicht enden wollende - und auch als undankbar empfundene - Aufgabe, mit den Anforderungen an die Erstellung und Nutzung von Content Schritt zu halten. Unabhängig davon, ob Content intern oder von externen Dienstleistern erstellt wird: Auswahl und Umsetzung sind meist mit einem hohen internen Abstimmungs- und Genehmigungsaufwand verbunden. Genau da beginnt das Problem in vielen Unternehmen, weiß Mirko Holzer, CEO von BrandMaker   : "Zu viele EMail-Schleifen, keine klaren Zuständigkeiten, und wer am lautesten schreit, bekommt den Vorzug", so seine Erfahrung. "Ohne strategischen Ansatz und automatisierte Prozesse schießen die Kosten in die Höhe, veraltet Content noch während des Erstellungsprozesses, und kämpfen Marketingteams mit teuren, unproduktiven Content-Wüsten." Um dies zu verhindern sei eine intelligente und robuste Content-Management-Strategie nötig. Wie das gelingt, erklärt Mirko Holzer in diesen sechs Handlungsempfehlungen.

Mirko Holzer, CEO von BrandMaker (Bild: BrandMaker)
Mirko Holzer, CEO von BrandMaker

1. Content Scoring - planen Sie Inhalte strategisch und setzen Sie Prioritäten

Damit das Marketing die richtigen Themen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle platzieren kann, um maximalen Impact zu erzielen, müssen Inhalte und die damit verbundenen Anforderungen strategisch geplant und richtig priorisiert werden.
  • Erstellen Sie einen strategischen Content-Marketing-Plan und definieren Sie Ihre Ziele, thematischen Schwerpunkte, Botschaften und Zielgruppen.
  • Priorisieren Sie dann die Anforderungen, um einen reibungslosen Ablauf der Projekte zu gewährleisten. Die Kriterien für das Content Scoring sollten klar beschrieben werden, damit die Bewertung für alle transparent und nachvollziehbar ist. So kann die Content-Erstellung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der Themen und Projekte gesteuert werden.
  • Organisieren Sie Ihre Themen in einem Redaktionsplan und verteilen Sie einen entsprechenden Redaktionskalender.
  • Erstellen Sie klare Briefings und stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf alle Informationen hat. Systemgestützte Briefing-Dokumentvorlagen sollten Pflichtfelder enthalten, damit wichtige Informationen nicht vergessen werden. Die Teams können direkt im System über das Briefing miteinander interagieren. Mögliche Rückfragen sind so für alle Beteiligten transparent, und alle sind immer auf dem gleichen Stand. Wird das Briefing aktualisiert, muss es nicht an alle Teilnehmer verschickt werden; Änderungen werden automatisch aktualisiert. Als Projektleiter haben Sie direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen eines Contentprojekts - inklusive Änderungsverfolgung und Historie - und können eine effiziente Abwicklung sicherstellen.

2. Automatisieren Sie sich wiederholende Arbeitsabläufe

Erfolgreiche Marketingteams wickeln ihre Prozesse nicht per E-Mail ab, sondern mit Projekt- und Workflow-Tools. Dann können To-Do's entlang eines Workflows zentral zugewiesen werden, und jeder ist sich seiner Zeitvorgaben bewusst. Jeder Beteiligte weiß, was er bis wann tun muss. Das erleichtert die Zusammenarbeit von Marketingteams mit internen und externen Projektmitarbeitern.

3. Stellen Sie sicher, dass jeder mit der neuesten Content-Version arbeitet

Mit Hilfe von Online-Reviews und einer einzigen Quelle für die aktuellste Version können Marketingteams ihre Korrekturen organisieren. Ob Printbroschüren, Videos oder Werbebanner - Abstimmungsprozesse werden vereinfacht und die Medienproduktion wird nachvollziehbar und vollständig dokumentiert. Alle an der Medienproduktion Beteiligten haben online immer Zugriff auf das gleiche Dokument, das verhindert den Versionswildwuchs. Mit einem professionellen Review- und Freigabemanagement optimieren Sie die Zusammenarbeit an verschiedenen Marketingmaterialien und binden alle internen und externen Mitwirkenden über einen zentralen Zugangspunkt einfach ein.

4. Dokumentieren und erledigen Sie Freigaben schneller und einfacher als bisher

Mit systemgestützten Freigabeprozessen werden die Beteiligten automatisch an Fristen erinnert. Die gesammelten Rückmeldungen zu einem Asset können abgerufen werden, so dass EntscheiderInnen Änderungen nachvollziehen können, ohne nachfragen zu müssen. Das vermeidet erneute Korrekturschleifen von bereits besprochenen Punkten. Eine digitale Unterschriftsoption schließlich ermöglicht es, offizielle Freigaben bequem einzuholen. Alle relevanten Beteiligten werden in Echtzeit über die Freigabe informiert und sparen so wertvolle Zeit am Ende des Content-Produktionsprozesses.

5. Content über Silos hinweg teilen

Mit einem Brand Portal beseitigen Sie Informationssilos. Medienobjekte werden in einer zentralen Datenbank aktuell und strukturiert abgelegt. Mithilfe von Vorlagen können lokale Teams globale Materialien ohne spezielle Grafiksoftware oder Designkenntnisse anpassen. Dies steigert die Akzeptanz und Nutzung der bereitgestellten Materialien. Digitale Assets können auf Knopfdruck mit Teammitgliedern, Kunden und Partnern geteilt werden. Durch ein zentrales Brand Portal ist jeder jederzeit über die aktuellen Kommunikationsmaterialien informiert und kann sie schnell auffinden,

6. Analysieren Sie, wie Ihr Content genutzt wird

Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte und verknüpfen Sie Ihren Content mit Daten aus Ihren Web- und Social-Media-Analysen. Verschaffen Sie sich einen Echtzeit-Überblick über die Nutzung von Content durch Ihre Zielgruppe und verfolgen Sie deren Content-Engagement. Die Analyse des Suchverhaltens der Nutzer kann wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, ob Ihre Kampagne im Trend liegt. Überprüfen Sie auch, inwieweit Ihre Assets genutzt und weiterverteilt werden. Verfolgen Sie z.B. die Nutzung Ihrer Assets im gesamten Web durch AI Web Tracing, um missbräuchlich oder unrechtmäßig genutzte Markenmaterialien zu identifizieren.

Das Fazit von Mirko Holzer: "Die Content-Welle lässt sich beherrschen und Content-Wüsten lassen sich erfolgreich vermeiden. Dazu braucht es eine zielorientierte Content-Management-Strategie, klar definierte Operationalisierungsprozesse und eine leistungsstarke Systemunterstützung. Das Zusammenspiel dieser drei Faktoren sichert Unternehmen die notwendige Schnelligkeit, Effizienz und Agilität für ein leistungsstarkes Content Marketing in dynamischen Marktumfeldern."

 (Grafik: Content Marketing Institute/2020 Content Marketing on Demand Generation Survey)

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