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Deutsche Post launcht die "Digitale Kopie" des Briefinhalts

25.03.2021 - Nach der "Briefankündigung" im letzten Sommer folgt nun die "Digitale Kopie" des Briefinhalts. Kund*innen der Deutschen Post können ab sofort wichtige Mitteilungen auf zwei Wegen erhalten: als rechtssicheren Brief und als archivierbare E-Mail.

von Valérie Félicité II Wagner-Amougou

Den kostenfreien neuen Service bietet die Deutsche Post   in Kooperation mit E-Mail-Anbietern GMX   und WEB.DE   , unter anderem Firmenkunden mit hohem Versandaufkommen an, die regelmäßig in großen Mengen Rechnungen, Vertragsunterlagen oder Kundeninformationen per Brief verschicken. Für diesen Service ist die explizite Beauftragung von Geschäftspostversendern und Privatempfängern gleichermaßen Voraussetzung. Zum Start sind bereits 50 Großversender wie Vodafone Deutschland   oder Otto (GmbH & Co KG)   sowie über 10.000 kleinere und mittlere Unternehmen an Bord.

Einfache Registrierung im eigenen Postfach

Alle 35 Millionen GMX und WEB.DE Nutzer*innen aktivieren die "Digitale Kopie" in den Einstellungen ihres E-Mail-Postfachs. Voraussetzung ist die Registrierung und Einwilligung zur Datenerhebung im Rahmen der Briefankündigung sowie die ausdrückliche Zustimmung zur Datenverarbeitung für die Erstellung und Zustellung der Digitalen Kopie. Die jeweiligen Datenschutzbestimmungen werden den Nutzern im Registrierungsprozess transparent kommuniziert. Auch auf Absenderseite ist eine ausdrückliche Zustimmung zur Datenverarbeitung notwendig.

Vollständig digitalisierter Zustellungsprozess

Die technische Umsetzung erfolgt für Kunden der Deutschen Post über eine abgesicherte digitale Schnittstelle. Parallel zur postalischen Zustellung werden diese Briefsendungen dann auf Wunsch zusätzlich auch per E-Mail an registrierte GMX und WEB.DE Nutzer versandt. Dieser Prozess verläuft vollautomatisiert nach höchsten Datensicherheitsstandards, ohne den postalischen Briefversand zu verzögern, verspricht der Konzern. Ein physischer Eingriff durch Mitarbeiter, wie beispielsweise ein manuelles Einscannen der Briefsendungen, ist dabei nicht notwendig. Perspektivisch kann so ein Großteil des jährlichen Briefvolumens in Deutschland auch durch die Digitale Kopie abgebildet werden.

DSGVO-konform

Die elektronische Datenübertragung der Digitalen Kopien erfolgt über die gleichen hochsicheren IT-Infrastrukturen, die auch für die Briefankündigung zum Einsatz kommen. Alle Versandwege zwischen Deutscher Post und den E-Mail-Postfächern von GMX und WEB.DE sind mit einer durchgehenden Transportverschlüsselung geschützt. Zusätzlich werden die E-Mails zum Transport von Briefankündigung und Digitaler Kopie mit speziellen Zertifikaten signiert, die die Authentizität des Absenders zweifelsfrei nachweisen. Im Posteingang sind diese authentifizierten E-Mails für Nutzerinnen und Nutzer deutlich am Logo der Deutschen Post erkennbar. Die Datenerhebung und -verarbeitung erfolgt in abgesicherten IT-Systemen und deutschen Rechenzentren. Zusätzlich können Nutzer von GMX und WEB.DE die sensiblen Inhalte ihrer Postfächer mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen.

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