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Wo die Lizenzkostenfallen beim Einkauf von Marketingsoftware lauern

23.07.2019 - Die Software ist Rückgrat einer jeden Marketingabteilung. Aber mit nichts lässt sich mehr Geld versenken - vor allem, wenn man bei den Lizenzen schlecht verhandelt. Darauf müssen Sie bei den verschiedenen Lizenzmodellen achten:

von Dominik Grollmann

Wer eine neue Marketing- oder ECommerce-Software sucht, hat die Qual der Wahl. Neben dem reinen Funktionsumfang wollen der Integrations-, Anpassungs- und Wartungsaufwand, Time-to-Market, die Zukunftsfähigkeit des Systems und nicht zuletzt auch die umgebende Dienstleisterlandschaft bedacht sein. Eine falsche Entscheidung kann das eigene Unternehmen viel Geld kosten.

Marketingverantwortliche können ein fertiges System nutzen oder es programmieren lassen. Letzteres ist teurer, hat aber den Vorteil, dass es speziell für die individuellen Abläufe entwickelt wird. Viele Unternehmen fahren mit einer Standardlösung deutlich günstiger. Jedoch muss man die Vor- und Nachteile der einzelnen Lizenzmodelle kennen, um deren Kos­tenfallen entgehen zu können:

Eigenentwicklung (on Premise): Nicht nur bei schlechter Dokumentation ergeben sich Abhängigkeiten vom Dienstleister. Unter Umständen müssen eigene IT-Mitarbeiter angestellt werden. Insgesamt wird vom Unternehmen ein hoher digitaler Reifegrad und IT-Know-how gefordert. Schließlich liegt die Führungsaufgabe beim auftraggebenden Unternehmen.

Open-Source (on Premise/ Cloud): Auch wenn bei Open-Source keine Lizenzkosten anfallen, heißt das keinesfalls, dass sie kostenlos sind. Wenigstens der Support muss sichergestellt sein. In der Regel sind dafür kostenpflichtige Enterprise-Verträge erforderlich. Dafür erhält der Kunde eine hohe Flexibilität, hervorragende Dokumentation und die Unterstützung einer (meist) großen Community. Sonder- und Spezialanwendungen lassen sich entsprechend leicht realisieren. Auftraggeber bewegen sich also irgendwo zwischen Fertig-Software und Eigenentwicklung - mit allen damit verbundenen Vor- und Nachteilen. Als Cloud-Lösung kombiniert sich geringer Wartungsaufwand mit hohem Individualisierungsgrad.

Closed-Source-Kauf (on Premise): Bei der Lizenzierung einer Closed-Source-Lösung müssen neben den einmaligen Lizenzkosten ebenfalls Kosten für den Support sichergestellt werden. Auch beim Softwarekauf entstehen also laufende Kosten. Außerdem werden regelmäßig kostenpflichtige Updates und Upgrades bzw. Versionswechsel fällig. Durch die hohen Einmalkosten entsteht eine recht lange Bindung. Individualisierungen sind möglich, aber oft aufwändig. Bei tiefgreifenden Eingriffen geht Support und (oft) auch die Möglichkeit reibungsloser Updates verloren.

Closed-Source-Miete (on Premise /Managed Hosting): Die Mietkosten werden in festen Zeitintervallen (meist monatlich) fällig. Oft ist in den Kosten der Support bereits enthalten. Außerdem entfallen meist die Zusatzkosten für Updates oder Versionswechsel. Allerdings: Auch wenn im Vertrag ein fester monatlicher Betrag festgeschrieben ist, können sich die Mietkosten im Laufe der Zeit erhöhen. Häufig wird dann eine bestimmte Produktlinie nicht mehr weiterentwickelt. Der Hersteller drängt die Nutzer dazu, auf den (teureren) Nachfolger zu wechseln.
Nicht zu unterschätzender Vorteil einer Mietlösung ist jedoch, dass die monatlichen Gesamtkosten einfach zu kalkulieren sind und keine langfristige Bindung entsteht. Als weitere laufende Kosten müssen nur noch der Server und dessen Konnektivität bzw. der dazu gehörige Support-Aufwand berechnet werden. Allerdings drohen auch hier Kostenüberraschungen, wenn nach einem Versionswechsel auch neue Hardware benötigt wird.

Closed-Source-Abo (Cloud/SaaS): Noch einen Schritt weiter gehen Cloud- bzw. SaaS-Lösungen (Software as a Service). Im monatlichen Mietpreis ist nicht nur die Software-Lizenz, Service und Wartung enthalten, sondern auch noch der Server, Hosting, Traffic und Load-Management. Die hohen laufenden Kosten relativieren sich durch die hohen Inklusivleistungen und die einfache Kalkulation.

Auch wenn bei jedem Modell letztlich immer dieselbe Summe finanziert werden muss, ergeben sich am Ende deutliche Unterschiede in der Art und Weise, wie diese fällig wird und - vor allem - welche Folgekosten sich aus den einzelnen Modellen ergeben. Für eine faire Gegenüberstellung müssen die gesamten Ausgaben für Lizenz, Support, Updates, Hosting, Server (inklusive eventuell fälliger Erweiterungen) und Wartung auf die voraussichtliche Laufzeit umgelegt werden, um die Kosten vergleichen zu können.

Dazu kommen immaterielle Unterschiede. Während eine Cloud-Lösung in der Regel flexibel erweitert oder reduziert werden kann, legt sich der Anwender on Premise auf eine bestimmte Ausbaustufe fest und bleibt relativ starr. Außerdem hat der Nutzer relativ hohe Anfangsinvestitionen zu tragen.

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