Willkommen auf der Prokrastinations-Insel!

Gründe für das Aufschieben gibt es viele. Egal wie trivial eine Arbeit eigentlich ist: Es verunsichert, wenn der Anfangspunkt fehlt, die genaue Vorstellung davon, was alles zu tun ist. Das macht die Aufgabe unattraktiv und Alternativen werden attraktiver.
Dann bleibt die anstehenden Tätigkeit einfach liegen - selbst dann, wenn sie eigentlich schnell erledigt wäre. Die Folge: Irgendwann ist es für die pünktliche Abgabe eigentlich zu spät. Die Erkenntnis, es nicht mehr rechtzeitig schaffen zu können, sorgt für Stress. Es entstehen Druck und Angst, sodass die Aufgabe wieder lieber verdrängt wird, statt sich dem Problem zu stellen.
Eine weitere Hürde: Manch alltägliche Aufgabe ist häufig einfach langweilig. Auf Youtube zu surfen macht mehr Spaß, als Adressdatenbanken zu pflegen oder SEO-Texte für den Shop herunterzuschreiben. Denn die haben ja eigentlich noch eine Stunde Zeit. Und noch eine. Und noch eine. Bis die Zeit wirklich knapp wird, was wieder zu einer Überforderung führt - und zum nächsten total lustigen Katzenvideo.
Vor allem dort, wo wenig bis gar keine soziale Kontrolle existiert, ist die Gefahr der Prokrastination hoch. In einem Teamprojekt lässt man sich für gewöhnlich seltener ablenken als im Homeoffice oder am eigenen einzelnen Schreibtisch.
Um der Aufschieberitis endlich zu entkommen, sollte man drei Dinge beherzigen:

1. Das Problem dokumentieren

Es geht nicht darum, sich die lustigen Katzenvideos oder das News-Surfen (ein Problem des Autors) zu verkneifen. Es geht darum, erst einmal herauszufinden, wo das Problem liegt. Am einfachsten ist, auf einen Zettel ein paar Tage lang aufzuschreiben, was man den ganzen Tag gemacht hat. Entweder mit einem Minutenprotokoll, oder man legt sich eine Strichliste neben die Tastatur: Ein Strich für jeden Blick in den Mailer, ein Strich für jeden Facebook-Aufruf, einen Strich für jedes Youtube-Video.
Das Minutenprotokoll hat den Vorteil, dass es nach ein paar Tagen offenlegt, wann man prokrastiniert: Bei Langweiligem? Bei Schwierigem? Bei Unangenehmem? Daraus folgt der zweite Schritt:

2. Zeitblöcke bilden

Es hilft, bewusst kurze Zeitblöcke für unangenehme, anstrengende oder nervige Aufgaben einzuplanen. Nehmen Sie sich vor "An der Präsentation arbeite ich jetzt eine halbe Stunde konzentriert." Oder: "Ich rufe jetzt die zwei Kunden an." Ein überschaubarer Zeitblock schafft einerseits genug Zeit, um wirklich etwas wegarbeiten zu können, andererseits ist dadurch von Anfang an klar, dass nun nicht der ganze Tag für etwas Unangenehmes verwendet werden wird, sondern bald wieder Muße für schöne Aktivitäten ist. Am Ende eines solchen Zeitabschnitts können Sie sich belohnen: Jetzt 30 Minuten Projektkalkulation, dann schaue ich ein paar Minuten in Facebook.
Wichtig ist allerdings: Wenn Sie sich 15 Minuten Powerpoint vorgenommen haben, müssen Sie sich auch daran halten. Bis die Zeit abgelaufen ist, gibt es kein schnelles Katzenvideo, keine Kaffeepause und auch keinen Blick in den Mailer. Am besten ist es, einen Timer auf die geplante Arbeitszeit zu stellen und bis zu dessen Ablauf wirklich bei der Sache zu bleiben.
Übrigens hilft es, Messenger, E-Mailer und Smartphone zu schlie­ßen (oder zumindest deren Benachrichtigungen zu deaktivieren). Definieren Sie feste Mail-Zeiten - in der Zwischenzeit hat die ablenkende Kommunikation Pause.

3. Arbeit planen

Wenn Sie festgestellt haben, dass Sie vor allem vor Unangenehmem scheuen: Nehmen Sie sich für jeden Morgen einen ekligen Brocken vor: Erst den Kaffee holen, dann 30 Minuten nervige Telefonate, den Quartalsbericht oder die telefonische Abstimmung mit Legal. Dann zur Belohnung zehn Minuten Katzenvideo und anschließend das normale Tagesgeschäft.
Prokrastinieren Sie über einer komplizierten oder komplexen Aufgabe? Greifen Sie zu einer Liste: Sie kann dabei helfen, eine Aufgabe genau zu erfassen, sie in Teilaufgaben zu zergliedern und so eigene Unsicherheiten abzubauen. Dazu notieren Sie komplexe Aufgaben nicht als Oberbegriff, sondern unterteilen Sie in kleine Schritte. Wenn Sie diese aufgeschrieben haben, dann ergibt sich die Reihenfolge der Teilaufgaben von ganz alleine. Wenn Sie wissen, was der erste (30-Minuten-)Schritt sein muss, dann schrumpft die notwendige Überwindung, ihn anzugehen.
Eine Liste muss dabei nicht sofort fertig werden. Es ist sogar sinnvoll, gerade komplexe Aufgaben nach und nach um weitere Arbeitsschritte zu ergänzen. Selbst, wenn der erste Entwurf am Ende verworfen wird, ist die Liste dabei hilfreich, überhaupt aktiv zu werden und die Aufgabe zu planen. Der weitere Vorteil einer Liste: Sie enthält inhärent Belohnungen: Immer wenn Sie einen Schritt abgearbeitet haben, können Sie diesen mit einem ganz fetten Stift durchstreichen. Bei sehr unangenehmen Aufgaben sogar mehrfach. Jede durchgestrichene Aufgabe auf Ihrer Liste zeigt, wie gut Sie bereits vorangekommen sind.

Der Beitrag ist eine Vorabveröffentlichung der aktuellen Ausgabe (08/2019) der ONEtoONE, die am 29.07. erscheint. Erhalten Sie monatlich die aktuelle ONEtoONE und sofort Zugriff auf alle ONEtoONE-Inhalte mit Ihrem ONEtoONE Premium-Abo   .