Nachhaltig Übersetzungskosten sparen

von Across Systems GmbH

Zeit, Geld und Qualität. Sie kennen bestimmt das klassische Dreieck, bei dem meistens nur zwei von drei Kriterien eingehalten werden können. Dies gilt auch für Übersetzungen: Eine schnelle und billige Übersetzung ist in der Regel qualitativ nicht sehr hochwertig.

Bild: Across Systems GmbH

Da aber vor allem für Übersetzungen der Preisdruck sehr hoch ist, müssen Unternehmen die richtigen Maßnahmen einführen, um trotz dieses Drucks hochwertige Übersetzungen produzieren zu lassen. Denn eine Übersetzung ist immer ein Aushängeschild eines Unternehmens: Die Hemmschwelle zum Produktkauf ist höher, wenn zum Beispiel die Werbe- und Produkttexte nicht gut übersetzt sind.

Nachfolgend finden Sie einige Tipps, mit denen Unternehmen bei den Übersetzungen die Kosten reduzieren, die Qualität steigern und die Time-to-Market nachhaltig verkürzen können.

1) Nicht bei Billigagenturen einkaufen
Es ist der falsche Ansatz, Übersetzungen immer billiger einkaufen zu wollen. Denn am Ende der Lieferkette befinden sich in der Regel freiberufliche Übersetzer, die sich ihren Lebensunterhalt verdienen müssen. Ist der Wort-, Zeilen- oder Stundenpreis zu niedrig angesetzt, leidet die Qualität. Wenn Übersetzungsagenturen zum Beispiel mit einem Endpreis von sieben Cent pro Wort locken, bekommt der Übersetzer am Ende der Lieferkette hiervon vielleicht noch drei oder vier Cent. Bedenken Sie: Durchschnittlich kann ein Übersetzer je nach Textschwierigkeit ca. 2.000 Wörter pro Tag übersetzen. Dies würde bedeuten, dass ein Übersetzer mit diesen Preisen einen Tagessatz von ca. 60-80 ? brutto erhielte. Würden Sie das als angemessen erachten?

Man darf auch nicht vergessen, dass freiberufliche Übersetzer nicht immer voll ausgelastet sind und auch krank werden. Oftmals sind Übersetzer, die für solch niedrige Wortpreise arbeiten, für die Bearbeitung von komplizierten Fachtexten oder anspruchsvollen Marketingunterlagen nicht qualifiziert. Die Überarbeitung dieser Texte wird dem Unternehmen viel Zeit, Geld und Nerven kosten. Wer billig kauft, kauft (mindestens) zwei Mal.

Die Überarbeitung von schlechten Übersetzungen kostet dem Unternehmen viel Zeit, Geld und Nerven.

2) Übersetzungsprozess optimieren
Der Übersetzungsprozess ist komplexer, als er im ersten Moment scheinen mag. Wenn man sich mit dem Thema noch nicht eingehend beschäftigt hat, denkt man vielleicht, dass der Text "jemandem" geschickt wird, diese Person den Text übersetzt und ihn dann an das Unternehmen zurückschickt. Dies ist in manchen Fällen so, meistens ist der Prozess jedoch länger und undurchsichtiger. In unserem Artikel Übersetzungsprozesse optimieren werden die gesamte Lieferkette und alle Bearbeitungsschritte, die eine Übersetzung bis zur Veröffentlichung durchgeht, beleuchtet. Außerdem finden Sie im Artikel Tipps, wie Sie den Prozess für Ihr Unternehmen optimal anpassen können.

Einige der nächsten Tipps gehören streng genommen auch zu der Kategorie "Übersetzungsprozess optimieren". Sie werden jedoch an dieser Stelle einzeln beleuchtet, da sie einen direkten Einfluss auf die Übersetzungskosten haben.

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3) Übersetzungen rechtzeitig einplanen
Wir erinnern uns an das Zeit-Geld-Qualität-Dreieck: Wenn eine Übersetzung schnell bereitstehen soll, werden Sie in den meisten Fällen einen Expresszuschlag bezahlen müssen. Dies gilt besonders bei Aufträgen über Nacht, am Wochenende oder an Feiertagen. Vor allem bei umfangreichen Eilaufträgen ist der Projektmanagementaufwand erheblich größer, da mehr Übersetzer beauftragt und koordiniert werden müssen, und das spiegelt sich im Preis wider. Planen Sie deshalb Übersetzungen immer rechtzeitig ein, damit Ihre Übersetzer bzw. Ihre Übersetzungsagentur die Aufträge mit einer angemessenen Lieferfrist erhalten.

Es ist auch hilfreich, Übersetzungsaufträge vorab bei dem Sprachdienstleister anzukündigen. Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass in zwei Wochen ein Auftrag über 15.000 Wörter für die Übersetzung freigegeben wird, können Sie Ihrem Ansprechpartner Bescheid geben, damit zum angekündigten Zeitpunkt die Kapazitäten frei sind. Wenn ein Unternehmen regelmäßig größere Aufträge zu vergeben hat, ist das Abschließen eines Rahmenvertrags eine sinnvolle Alternative, um ein bestimmtes Kontingent zu sichern.

4) Zu übersetzende Texte priorisieren
Internationalisierung ist ja schön und gut, aber müssen wirklich die gesamte Website und alle Marketingunterlagen übersetzt werden? Unternehmen gehen diesen Teil der Internationalisierung oftmals unsystematisch an. Ja, es ist wichtig, dass potenzielle Käufer in den neuen Zielmärkten Informationen zu den Produkten in ihrer Muttersprache erhalten. Ja, Handbücher müssen in den jeweiligen Landessprachen zur Verfügung stehen. Ja, natürlich müssen AGBs übersetzt werden.

Und trotzdem gibt es vor allem auf der Website oftmals Informationen, die im ersten Schritt der Internationalisierung nicht unbedingt in allen Sprachen zur Verfügung stehen müssen. Dies gilt vor allem für Texte, die zum Beispiel primär für eine Leserschaft in Deutschland geschrieben wurden. Priorisieren Sie rechtzeitig die zu übersetzenden Texte, damit das investierte Geld den größtmöglichen ROI erzielt. Weitere Tipps zur Übersetzung von Websites finden Sie im Artikel Websites übersetzen leichtgemacht: CMS und TMS im Zusammenspiel.

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5) Ein gutes Terminologiemanagement aufbauen
Was ist der Unterschied zwischen Terminologiemanagement, Terminologiepflege und Terminologiearbeit? Oder Terminologiesystem und Terminologiedatenbank? Oder Firmenterminologie und Unternehmensterminologie? Teilweise sind die Wörter Synonyme, manchmal wird je nach Kontext der eine oder der andere Begriff benutzt.

Und genau das ist die Herausforderung bei der Terminologieverwendung. Oftmals hängt die Benutzung eines bestimmten Begriffs von kleinen Nuancen ab, an die man sich nicht immer erinnern kann oder die man bei der Übersetzung von langen Texten schlichtweg einfach übersieht.

Das Aufsetzen einer Terminologiedatenbank ist also das A und O für die Erstellung konsistenter Texte (siehe Abschnitt "Quelltexte optimieren") und Übersetzungen. Aber auch wenn Unternehmen ein Terminologiesystem einsetzen, ist das Management dahinter nicht immer ideal. Im Artikel "Liegen Ihnen die Wörter auf der Zunge? Wie Terminologiearbeit Abhilfe schafft" gehen wir auf genau diese Problematik ein. Was passiert, wenn im Unternehmen keine Terminologiearbeit stattfindet" Was sind die Konsequenzen einer mangelhafter Terminologiepflege" Spoiler-Alarm: Ein gutes Terminologiemanagement spart Übersetzungskosten!

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6) Mehrfachübersetzungen vermeiden - Translation-Management-System anbinden
Sind Teile Ihrer Unternehmenstexte immer gleich oder ähnlich? Werden Ihre Texte jedes Mal von Grund auf neu übersetzt? Wenn Sie beide Fragen mit "Ja" beantworten, ist dieser Tipp für Sie und Ihr Unternehmen besonders wichtig. Mit dem Einsatz eines Translation Memorys wird nämlich jeder übersetzte Satz in einer Datenbank gespeichert. Wenn der Satz noch einmal in einem Text vorkommt, erkennt das System diesen und schlägt die passende Übersetzung vor (100-%-Match). Das Translation Memory erkennt auch ähnliche Sätze (Fuzzy-Matches), die lediglich angepasst werden müssen. Der Vorteil liegt auf der Hand: je höher der Match, desto weniger muss für den Satz bezahlt werden. Außerdem ermöglicht der Einsatz eines Translation Memorys eine höhere Übersetzungskonsistenz.

Beachten Sie allerdings, dass nicht jede Textsorte die gleichen Einsparpotenziale ermöglicht. Ein praktisches Beispiel: Unsere Blogbeiträge sind thematisch immer ziemlich unterschiedlich. Es kommt daher so gut wie nie vor, dass wir zwei Mal den gleichen Satz schreiben oder ganze Textblöcke wiederverwenden. Dementsprechend haben wir sehr wenige Fuzzy-Matches oder gar 100-%-Matches. In unserer internen Technischen Dokumentation ist allerdings das Gegenteil der Fall. Unser hauseigenes Translation Memory ermöglicht uns, konsistente Übersetzungen zu erstellen, während wir gleichzeitig Kosten sparen.

Im Idealfall sind sowohl die Terminologiedatenbank als auch das Translation Memory Teil eines Translation-Management-Systems (TMS). Ein TMS ist das Bindeglied zwischen Auftraggebern, Übersetzungsdienstleistern, freiberuflichen Übersetzern, Terminologen, Lektoren und Korrektoren.

Die zentralen Komponenten sind ein kundenspezifisches Translation Memory, eine Terminologiedatenbank und ein Übersetzungstool. Außerdem bietet ein TMS Funktionen für das Übersetzungsmanagement und die Qualitätssicherung. Die offene Architektur eines TMS ermöglicht über Schnittstellen zudem die Anbindung verschiedener Systeme, z. B. für Content-Management, Product-Information-Management, maschinelle Übersetzung oder Autorenunterstützung. Dadurch kann eine durchgehende Prozesskette für den nahtlosen Datenaustausch gewährleistet werden.

7) Quelltexte optimieren
Fehler im Quelltext führen zu schlechteren und teureren Übersetzungen. Deshalb lohnt es sich, nicht nur den Übersetzungsprozess, sondern auch die Quelltexterstellung zu optimieren. Vor allem in der Technischen Dokumentation liegt ein großes Sparpotenzial verborgen. Wenn zum Beispiel im Benutzerhandbuch eines Laptops der Satz "Erstellung von Wiederherstellungskopien" auf Englisch als "creation of recovery copies" übersetzt wurde, wird dieser Satz im zentralen Translation Memory gespeichert. Wenn der Redakteur beim nächsten Benutzerhandbuch stattdessen "Wiederherstellungskopien erstellen" schreibt, erscheint das Segment beim Übersetzer nicht als 100-%-Match, sondern als Fuzzy-Match. In der Praxis bedeutet das, dass die Übersetzung dieses Segments ca. ein bis zwei Cent teurer wird. Das klingt nach wenig, bei großer Textmenge summieren sich diese kleinen Beträge allerdings. Redaktionswerkzeuge wie Congree oder Acrolinx helfen Ihnen dabei, Ihre Quelltexte sprachlich korrekt und konsistent zu halten. Im White Paper Übersetzungsgerechtes Schreiben zeigen wir Ihnen, wie Sie übersetzungsgerechten Content erstellen.

8) Redaktionsleitfäden und Styleguides bereitstellen
Redaktionsleitfäden und Styleguides helfen nicht nur bei der Erstellung der Quelltexte, sondern auch bei der Anfertigung von Übersetzungen. Ein Marketingtext wird anders aufgebaut und geschrieben als eine Technische Dokumentation. Die Terminologie eines medizinischen Fachbuchs wird anders sein, als die Terminologie auf einer Kundenwebsite über das gleiche Thema. Hinterlegen Sie diese Unterschiede in Redaktionsleitfäden und Styleguides, damit Ihre Übersetzer stets wissen, wie sie die Texte anfertigen sollen.

9) Übersetzung von PDFs vermeiden
Man kann es nicht oft genug sagen: PDF-Dokumente eignen sich sehr schlecht für die Übersetzung. Der Sinn und Zweck dieses Formats ist es, Dokumente geräteunabhängig gleich darzustellen. Das Format wurde nicht dafür konzipiert, bearbeitet zu werden. Wenn PDF-Dokumente zur Übersetzung geschickt werden, können diese zwar im Übersetzungseditor eingecheckt werden, aber die Formatierung wird oftmals, milde ausgedrückt, katastrophal sein.

Dies gilt besonders für Texte, die eingescannt und als PDFs gespeichert wurden. Die optische Zeichenerkennung bei digitalisierten Dokumenten ist zwar in den letzten Jahren viel besser geworden, jedoch "schleichen" sich immer noch zahlreiche Fehler ein. Dies hat zwei Folgen: Der Übersetzer braucht länger für die Übersetzung (und wird dementsprechend einen höheren Betrag in Rechnung stellen) und das interne DTP-Team wird einen Mehraufwand haben, um das Layout in der Zielsprache anzupassen. Tun Sie also sich und Ihrem Unternehmen einen Gefallen und stellen Sie Ihrem Übersetzer bzw. Ihrer Übersetzungsagentur die editierbare Datei zur Verfügung.

10) Maschinelle Übersetzung mit Vorsicht genießen
Fünftausend Wörter in fünf Sekunden übersetzen? Maschinelle Übersetzung macht es möglich! Ja, Sie können Texte mit einer kostenlosen maschinellen Übersetzungsengine übersetzen lassen und anschließend zur Hälfte des Übersetzungspreises ein Post-Editing durchführen lassen. Damit bewegt man sich jedoch in Sachen Sicherheit und Qualität auf dünnem Eis.

Denkt ein Unternehmen jedoch ernsthaft darüber nach, maschinelle Übersetzung zum Teil des Workflows zu machen, muss ein umfangreiches Projekt initiiert werden, um dieses Vorhaben realistisch und professionell anzugehen. In unserem Artikel Maschinelle Übersetzung für Unternehmen finden Sie die wichtigsten Aspekte, die für den Erfolg dieses Projekts zu beachten sind.

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11) Automatisierung einsetzen
Auch wenn Sie sich gegen maschinelle Übersetzung entscheiden, gibt es zahlreiche Alternativen, um mittels Automatisierung Übersetzungskosten zu sparen. Vor allem mit dem Einsatz von Schnittstellen zu Drittsystemen lassen sich viele Schritte automatisieren. Zu den Möglichkeiten mit den größten Einsparpotenzialen gehört die Anbindung vom Translation-Management-System zum eingesetzten Content-Management-System und/oder PIM-System. Diese Anbindung ermöglicht den nahtlosen Datenaustausch zwischen den Systemen und spart einen erheblichen Projektmanagement-Aufwand. Außerdem kann das eingesetzte System zur Autorenunterstützung an das Translation-Management-System angebunden werden. Somit können die Redakteure schon bei der Texterstellung auf die Terminologiedatenbank und das Translation Memory zugreifen.

Denkt ein Unternehmen ernsthaft darüber nach, MÜ einzusetzen, muss ein umfangreiches Projekt initiiert werden.

12) Nicht zu übersetzende Begriffe kennzeichnen
Marken- und Produktnamen, Produktnummern oder sogar ganze Slogans (Just do it!) werden in der Regel nicht übersetzt. Im eingesetzten Translation-Management-System können diese Bezeichnungen für die Übersetzung gesperrt werden. Sie werden im TMS nicht als Wörter klassifiziert und fließen dementsprechend nicht in die Gesamtwortzahl des Textes ein. Dies spart einerseits Ihrem Unternehmen Geld und stellt andererseits sicher, dass sich keine falschen Übersetzungen oder Tippfehler einschleichen (was vor allem bei langen Produktnummern schnell passiert).

13) Mit Stammübersetzern arbeiten
Gedankenspiel: Denken Sie über Ihre ersten Arbeitswochen bei Ihrem Unternehmen nach. Wie lange haben Sie für neue Aufgaben gebraucht? Bestimmt länger als jetzt, wo Sie weitreichende Kenntnisse über Ihren Arbeitsbereich haben. Das Gleiche ist bei Übersetzungen der Fall. Auch wenn ein Übersetzer Spezialist in einem Fachgebiet ist, zum Beispiel Bauwesen - Tiefbau, wird er für die Übersetzung eines neuen Kunden länger brauchen, da er sich mit dem speziellen Teilgebiet detailliert auseinandersetzen muss und einen höheren Rechercheaufwand hat. Je mehr Texte er für diesen Kunden übersetzt, desto schneller wird er und desto weniger Rückfragen wird er an das Unternehmen stellen müssen. Arbeiten Sie deshalb nach Möglichkeit mit einem oder mehreren Stammübersetzern.

14) Bei Bedarf Schulungen anbieten
Manche technischen Produkte oder Software sind so komplex und einzigartig, dass sich der Übersetzer schwertun wird, Information über besagtes Produkt zu finden. Dies ist vor allem bei Produkten der Fall, die zum ersten Mal international vermarktet werden. Wie soll eine Technische Dokumentation richtig übersetzt werden, wenn der Übersetzer die Funktionsweise des Produkts nicht versteht?

Eine sinnvolle Möglichkeit ist, interne Übersetzer anzustellen, die im engen Kontakt mit den beratenden Fachabteilungen stehen. Wenn das für Ihr Unternehmen keine tragfähige Lösung ist, sollten Sie unbedingt mit Stammübersetzern zusammenarbeiten und ihnen idealerweise eine Produktschulung anbieten. Das Resultat werden bessere, schnellere und konsistentere Übersetzungen sein, mit denen sich die Produkte auf dem internationalen Markt leichter verkaufen lassen.

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