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Checkliste: Wie Sie in 10 Schritten Marketingprozesse automatisieren

 (Bild: Shutterstock)

21.02.2019 - Wer massenhafte 1:1-Kommunikation statt Massenkommunikation betreibt, muss sein Marketing automatisieren. Mit zehn Schritten können Sie ein entsprechendes Fundament im Unternehmen schaffen und ihre Marketingprozesse erfolgreich automatisieren.

von Susanne C. Steiger

1. Denken Sie groß und erstellen Sie ein ganzheitliches Konzept
Definieren Sie genau, was Sie erreichen wollen und wie Ihre gesamten Marketingprozesse funktionieren sollen. Wollen Sie eine bessere Qualität der Werbemittel, eine kürzere Produkteinführungszeit, geringere Kosten, mehr Transparenz etc.? Legen Sie klare Prioritäten fest, definieren Sie Projektziele, teilen Sie diese in sinnvolle Arbeitspakete und gehen Sie schrittweise vor.

2. Fangen Sie klein an: ein Anwendungsbereich, ein Team, eine Technologielösung
Starten Sie die Automatisierung von Prozessen in einem Teilbereich, mit einem Team, anhand eines Projekts und mit einer Technologielösung. Versuchen Sie, jegliche organisatorische oder politische Komplexität aus dem Thema herauszunehmen und fokussieren Sie sich darauf, ein erfahrenes und vertrauensvoll zusammenarbeitendes Team für die Aufgabe zusammenzustellen.

3. Strukturieren Sie Ihr Team und minimieren Sie die Anzahl der beteiligten Interessengruppen
Wenn Sie festgelegt haben, welches der Einstiegspunkt für die Automatisierung Ihrer Marketingprozesse sein soll, starten Sie mit einem kleinen Team, um das Projekt einfach, schnell und mit geringem Risiko aufzugleisen. Wenn sich die ersten Projekterfolge abzeichnen, ist der richtige Zeitpunkt, weitere Stakeholder an Bord zu holen. Wichtig auch hier: Halten Sie die Zahl der weiteren Projektbeteiligten so klein wie möglich, um die Komplexität im Griff zu behalten. Rechnen Sie mit Unwägbarkeiten und schnüren Sie den Zeitplan nicht zu eng.

4. Bestehen Sie auf die regelmäßige Anwesenheit der beteiligten Projekt­entscheider und lassen Sie nicht zu, dass Entscheidungen verzögert werden
Geschwindigkeit ist ein Schlüsselfaktor bei der Automatisierung von Marketingprozessen. Stellen Sie daher sicher, dass alle Projektbeteiligten ihre Zeitplanungen einhalten. Dokumentieren Sie die Anwesenheit von Teilnehmern in Arbeitsmeetings, um Transparenz zu erzeugen und verfahren Sie nach dem Prinzip: Wer nicht erscheint, hat kein Mitspracherecht bei anstehenden Entscheidungen.

5. Managen Sie die Erwartungen und geben Sie sich drei Phasen, das Ziel zu erreichen
Sie versuchen mit Ihrem Team, Marketingprozesse neu zu gestalten. Das lässt sich selten im ersten Versuch gleich perfekt umsetzen. Gehen Sie schrittweise vor: Starten Sie, lernen Sie und verbessern Sie die Zwischenresultate, dann verfeinern und implementieren Sie das, was die gewünschten Ergebnisse liefert. Starten Sie schnell und entschlossen, um möglichst schnell in Phase drei zu gelangen.

6. Tauschen Sie sich frühzeitig mit den späteren System-Anwendern aus, um qualifiziertes Feedback einzuholen
Ihr Projektteam ist klein, aber der Kreis derjenigen, der sich durch die Automatisierung auf neue Prozesse und Tools einstellen muss, ist mit Sicherheit deutlich größer. Beziehen Sie die Anwender und Nutzer neuer Systeme so früh wie möglich ein und geben Sie ihnen frühzeitig die Möglichkeit damit zu arbeiten. Nicht als offizielle Projektteammitglieder, aber als wichtige und wertvolle Feedbackgeber. Die frühzeitige Einbindung der richtigen Benutzerbasis wird zu einer höheren Akzeptanz auf der ganzen Linie führen.

7. Entwickeln Sie leicht zu merkende Routinen, um Veränderungen nachhaltig zu verankern
Der Erfolg der Marketingprozess­automatisierung hängt vor allem von einem ab: Inwieweit Sie in der Lage sind, das bisherige Arbeiten der Marketingabteilung zu verändern. Anstelle von "Disziplin" und "Professionalität" setzen Sie beim Change-Management lieber auf die Einführung leicht zu merkender und anzuwendender Routinen.

8. Kontrollieren Sie die Nutzung und seien Sie transparent in Bezug auf neue Prozesse und Tools
Wenn das Team mit dem neuen Sys­tem und in den neuen, automatisierten Prozessen arbeitet, beginnen Sie damit, den Anteil "korrekter" Prozesse und Kampagnen zu kontrollieren. Erhöhte Transparenz und Kontrolle waren stichhaltige Argumente, als Sie das Projekt begonnen haben. Daher sollte die Erhöhung der Transparenz in der Mitarbeiterleistung keine Beschwerden hervorrufen.

9. Teilen Sie Ergebnisse und belegen Sie die Vorteile der Veränderungen
Zeigen Sie dem Unternehmen, dass Ihre Optimierungen wirksam sind. Um das Gesamtprojekt voranzubringen, nutzen Sie neben quantitativen Belegen in Form von Zahlen, Daten Fakten auch das "Word of mouth" von überzeugten Kollegen und Unterstützern. Zeigen Sie "Bedenkenträgern" und Späteinsteigern, dass und wie andere Marketingbereiche schon auf eine neue und verbesserte Weise im Rahmen der Prozessautomatisierung arbeiten.

10. Steuern Sie konsequent die Veränderungen
Eine perfekte Implementierung von Marketingprozessautomatisierungen gibt es nicht. Es wird immer Phasen geben, in denen Prozesse unklar sind oder (noch) nicht reibungslos funktionieren. Daher: Leiten Sie nie einen neuen Prozess oder den Einsatz eines neuen Systems bzw. Tools ohne angemessene Beratung und Unterstützung ein. Im Hinblick auf das Marketing bedeutet das sowohl technischen wie auch konkreten aufgabenbezogenen Support für die Anwender. Entwickeln und implementieren Sie ein Steuerungsmodell, um Ihre Fortschritte und Verbesserungen auf neue Anforderungen auszurichten. Es wird Sie davor bewahren. in die Zeiten von "Adhocratie" zurückzufallen. Und vergessen Sie nicht: Effizienz geht verloren, wenn man sie nicht täglich verteidigt.

Diese von BrandMaker zusammengestellten zehn Schritte sind ein Auszug aus dem Artikel "So automatisieren Sie Ihr Marketing" der aktuellen ONEtoONE Ausgabe 3/2019, die am 25.2.2019 erscheint.