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28. April 2010

Dokumentenmanagement

HP: „Wir denken in Dokumenten“

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Christian Gericke, Business Manager Central EMEA für HP Exstream

Kampagnenvorläufe zu minimieren sei eine der Stärken von HP Exstream sagt Christian Gericke. So könnten beispielsweise Marketingmaßnahmen der steigenden Dynamik durch digitale Medien ohne großen Vorlauf angepasst werden. Gericke ist Business Manager Central EMEA für HP Exstream. Die Software des eigentlich für Hardware bekannten Konzerns soll vor allem in kommunikationslastigen Unternehmensbereichen wie Marketing und Vertrieb Prozesse beschleunigen und die Dokumentenqualität verbessern.

Hewlett-Packard hat das Unternehmen Exstream Software vor zwei Jahren gekauft und glaubt, dass gerade jetzt, in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, der relativ junge Markt in Fahrt kommt. „In Dokumentenmanagementsoftware steckt immenses Einsparungspotenzial“, sagt Gericke. Über die Software, die HP für Unternehmen indivduell anpasst, können Daten aus verschiedenen Quellen und Plattformen des Unternehmens automatisch verknüpft und in eine einheitliche zentrale Vorlage gebracht werden. Daraus wiederum ist es möglich, interne und externe Dokumente wie Mailings, Archivierungsschreiben, Abrechnungen oder Broschüren zu generieren, die auf unterschiedlichen Wegen (zum Beispiel I-Phone, Web, personalisierte URL) ausgegeben werden können. „Wir denken in Dokumenten“, so Gericke.

Kurzfristige Änderungen übers Web

Besonders das zeitnahe Erstellen individueller Kampagnen in geringer Auflage soll mit HP Exstream vereinfacht werden. So können theoretisch alle beteiligten Unternehmensbereiche auf die entsprechenden Dokumente noch kurz vor der Produktion zugreifen und Änderungen vornehmen. Das sei beispielsweise relevant, wenn es um veränderte AGB, Personalien, Logos und Anschriften gehe. Auch kundenspezifische Cross- und Up-Selling-Angebote kann man kurzfristig integrieren. Zudem ermöglicht das Modul „HP Exstream Remote Collaboration“ den gleichzeitigen Zugriff verschiedener Abteilungen und externer Dienstleister auf unterschiedliche Bereiche eines Dokuments über das Web.

Potenzial zur Kostensenkung gibt es laut Gericke auch in Call-Centern: „Vielfach laufen hier Fragen auf, die durch unspezifische Angebote und Unterlagen entstehen.“ Das amerikanische Telko-Unternehmen EATEL konnte nach Angaben von HP seine Call-Center-Kosten um 50 Prozent reduzieren, da Kundenanfragen zu Dokumenten zurückgingen bzw. schneller beantwortet werden konnten. Gericke: „Personalisierte Dokumente, beispielsweise Handbücher, machen den Kundenservice deutlich effizienter.“ (kb)

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